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miércoles, 5 de noviembre de 2014

Conceptos de Archivo Judicial y de Documentación Judicial en Relación con la Legislación Vigente en Materia de Archivos Judiciales.

Comenzamos el tema 24 del temario oposiciones justicia, auxilio judicial, tramitación y gestión. Suscríbete a la Guía de Formación Online para recibir actualizaciones en tu correo electrónico.


Introducción.

La LOPJ establece en su artículo 458.2 que, mediante Real Decreto, se establecerán las normas reguladoras de la ordenación y archivo de autos y expedientes que no estuviesen pendientes de actuación alguna, así como el expurgo de los archivos judiciales.

El artículo 458.1 de la Ley Orgánica del Poder Judicial establece que los secretarios judiciales serán los responsables del archivo judicial de gestión, en el que, de conformidad con la normativa establecida al efecto, se conservarán y custodiarán aquellos autos y expedientes cuya tramitación no esté finalizada, salvo el tiempo en que estuvieren en poder del juez o del magistrado ponente u otros magistrados integrantes del tribunal.

La regulación actual en materia de archivos judiciales la tenemos en el Real Decreto 937/2003 de 18 de Julio, Aplicable a Todo el Territorio del Estado, y por la Normativa que al Efecto Hayan Dictado las Comunidades Autónomas con Competencias Transferidas en Materia de Administración de Justicia. Dada la Disparidad de las Normas Autonómicas que Pueden Coexistir y que Su Ámbito de Aplicación Se Ciñe Exclusivamente a la Comunidad Autónoma Respectiva, Nos Limitaremos Examinar Únicamente la Normativa Estatal.

Asimismo, debemos tener en cuenta también las previsiones generales contenidas en la ley 18/2011, de 5 de julio, que regula el uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la administración de justicia (repasa el tema 11).

El Real Decreto 937/2003 de 18 de Julio fue elaborado debido a las numerosas reformas legales que se realizaron para mejorar y modernizar la justicia, en cumplimiento del Pacto de Estado para la reforma de la justicia, que preveía su mejor y actualización de acuerdo con las necesidades sociales. Dicha mejora se debía sustentar en la modernización de la oficina judicial y en la dotación de una serie de medios, a través de un plan de infraestructuras que supliera determinadas carencias, convergiendo ambos puntos en la conveniencia de crear una oficina judicial que fuese ágil, rápida y con una correcta atención al ciudadano. Una oficina judicial saturada de expedientes difíciles de ubicar o archivar, con las consiguientes dificultades para encontrarlos en ocasiones, produce en la sociedad la imagen de una justicia lenta e ineficaz.

Resultó una necesidad establecer un sistema de gestión y custodia de la documentación judicial por el que se descongestionasen los diferentes juzgados y tribunales, otorgando a cada uno de ellos su propio archivo con el que desclasificar y custodiar todos aquellos expedientes que se encuentren en tramitación. Por el contrario, los que no están pendientes de tramitación se podrán enviar a los archivos territoriales o centrales o, en su caso, a la Junta de Expurgo, evitando así que ocupen un espacio innecesario.

Esta necesidad ha requerido una actualización y unificación de la normativa que regule el expurgo de los archivos de los juzgados y tribunales, así como el establecimiento de criterios que garanticen la más idónea conservación de cuantos documentos pudieran tener valor cultural, histórico, jurídico o administrativo, porque no debe olvidarse que la documentación que produce la administración de justicia forma parte del Patrimonio Documental y Bibliográfico.

El objetivo de este real decreto es ofrecer una regulación unitaria y conjunta de la materia, adecuándola a la realidad social y jurídica actual, consiguiendo un equilibrio entre la técnica archivística tradicional y el creciente desarrollo de las nuevas tecnologías.

A fin de cuentas, el objeto de este real decreto es el de modernizar y regular la organización y el funcionamiento de los archivos judiciales así como el procedimiento a través del cual se efectúa el expurgo de la documentación judicial.


Conceptos de Archivo Judicial y de Documentación Judicial.

Entendemos por archivo judicial tanto al conjunto orgánico de documentos judiciales como el lugar donde quedan debidamente custodiados y clasificados los documentos judiciales, de acuerdo con lo que establecen las normas de funcionamiento que estudiaremos en este tema.

Entendemos por expurgo el procedimiento mediante el que se determina cuando pierde toda su utilidad un documento o, por el contrario, debe ser conservado, dándosele el curso correspondiente, como estudiaremos en este tema.

Por documentos judiciales entendemos tanto las actuaciones procesales como aquellos que hayan sido aportados por las partes o por terceros al proceso por escrito o por medios electrónicos o telemáticos, independientemente de cuál sea el soporte material en que se encuentran recogidos.
El objeto del real decreto es implantar un sistema de gestión de los archivos judiciales que permita la realización de los fines de la justicia, así como garantizar el acceso a la documentación por quien tenga interés en ello, con las garantías y limitaciones legalmente exigibles, siendo las disposiciones contenidas en el mismo de aplicación a todos los documentos judiciales existentes en los distintos juzgados y tribunales de todos los órdenes jurisdiccionales, que sean consecuencia de la actividad judicial, así como de los expedientes gubernativos que se sustancien en ellos. Sin embargo, quedan excluidos de su ámbito de aplicación los libros de sentencias, los de registro y aquellos otros de preceptiva llevanza, que se regirán por sus normas específicas, así como los expedientes relativos al registro civil.

Este real decreto no es aplicable a:

1)      Los documentos correspondientes a órganos públicos con funciones jurisdiccionales que obren en el Archivo Histórico Nacional, Archivo de Simancas, Archivo de Indias, Archivo de la Corona de Aragón y en los Archivos Históricos Provinciales o Autonómicos. En estos casos, la regulación se halla contenida principalmente en el real decreto 1708/2011 de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de Sus Organismos Públicos y su régimen de acceso.

2)      Los documentos generados por el Ministerio Fiscal que no se hubieran incorporado a expedientes correspondientes a procesos o actuaciones judiciales.

3)      A los archivos de los juzgados togados y tribunales militares, que se regirán por su normativa específica, contenida, especialmente, en el Real Decreto 1816/2009 de 27 de Noviembre.

En el próximo apartado comenzaremos estudiar la organización y funcionamiento de los archivos judiciales.

4 comentarios:

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