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lunes, 4 de junio de 2012

SIE Sistema de Información Estadística 1

Continuamos con el temario correos y el tema dedicado al SIE o sistema de información estadística. Recordad que hemos abierto nueva sección, el Aula Virtual. En el Aula Virtual podéis hacer exámenes y tests de oposiciones, recibir vuestra nota y ver vuestro nivel respecto a los demás usuarios. Pincha aquí para entrar al Aula Virtual y registrarte gratis. Empezaremos este curso práctico gratis lo antes posible. Esperamos que os guste.

Entrar al SIE y su página de inicio:

Esta página se encuentra en la intranet de correos (una intranet es como internet, pero dentro de una empresa, en este caso). En la pantalla principal veremos los campos para introducir nuestro código y clave de acceso. A continuación veremos la lista de las aplicaciones a las que el usuario (trabajador de correos) tiene acceso.

Verás entonces el “Sistema de Información Estadística” y desde aquí accederás directamente a la página de inicio del Sistema. Verás un botón que se llama “Distribución” (en el menú contextual de la izquierda). Al pinchar sobre Distribución veremos las opciones disponibles: Diario, Datos Periódicos, Validación y Administración.

Después aparecen las opciones que tiene el usuario con privilegios de Unidad de Reparto (los privilegios es el nivel de operaciones que puedes realizar en una página)

Los Datos Diarios de la Página Principal

Cuando haces clic sobre la opción “Diaria” accederás a la pantalla donde el codired y la fecha de la unidad son confirmados. Aquí aparecen los datos por defecto, por lo que no necesitas, en principio, modificar ningún dato. Tan sólo haz clic en “Aceptar”. Pero también hay 2 excepciones en que sí debemos modificar los datos que aparecen por defecto:

1) Unidades del Turno de Tarde (en Madrid): En el caso de estas unidades, debe modificarse la fecha del día (la que vemos por defecto al entrar) y tenemos que poner la fecha del día siguiente (día laborable). Así, estos datos se incluyen en la estadística global del día siguiente porque no pueden incluirse en los datos del día en curso.

2) Grabación de días atrasados: en caso de fuerza mayor (por ejemplo, que el sistema no funcione), las Unidades pueden escoger la fecha de un día anterior y registrar los datos que no se pudieron cumplimentar el día que hubo el problema. El sistema normalmente no permite cambiar los datos pertenecientes a días anteriores y por lo tanto se avisará adecuadamente cuando sea necesario recurrir a este procedimiento.

Una vez confirmada la fecha y el codired, se accede a la página principal de trabajo diario donde se pueden ver los datos de la Unidad, así como los distintos grupos de los que se compone.

Esta pantalla muestra 4 partes bien diferenciadas:

1. Datos básicos de la Unidad y Fecha del Día

2. Formulario Global de cumplimentación de datos, haciendo clic en el CODIRED. Mediante el formulario que aparece podemos cumplimentar los procesos de ENTRADA y PENDIENTE, en caso de que proceda hacerlo.

3.  Lista de los grupos que componen la Unidad. Al hacer clic en el Codired de cada grupo accedemos al formulario de cumplimentación de datos específico. A la derecha aparecen porcentajes. Estos porcentajes indican cómo se reparten entre grupos los volúmenes introducidos a nivel de Unidad.

4. Botones de acción: “Datos Puesto. Mediante este botón entramos en los formularios periódicos utilizaremos para hacer muestreos a nivel de puesto.



También hay una casilla donde podemos poner directamente el código del puesto si lo conocemos y así accedemos directamente a los formularios de entrada de datos, pulsado sus respectivos botones de Pendiente Límite (Sobrepasado) o información Periódica, tanto de Rural como de Urbana.

Más adelante veremos con detenimiento en qué situaciones y cómo utilizar estos formularios.

Para regresar a la Pantalla de Datos Diarios sólo tenemos que pinchar el botón volver.

Si no lo sabemos –o recordamos- el código del Puesto, debemos pulsar el código de Grupo y accedemos a una pantalla nueva:

En esta pantalla nueva los Puestos correspondientes están relacionados respecto al Grupo Seleccionado y aquí seleccionamos el Puesto y tipo de información, Pendiente Límite Sobrepasado o la Información Periódica (de Rural y de Urbano), que queremos aportar, presionando para eso la fila y la columna correspondiente.

Como en el caso de antes, distinguimos si se trata de un Puesto Rural o Urbano. Así accedemos a la información periódica que corresponda. Si queremos regresar a la pantalla anterior, pulsamos Volver.

a) “Modificar %” Se utiliza para cambiar los porcentajes que reparten entre los grupos del volumen introducido a nivel de Unidad.

b) “Enviar”  Envía al nivel superior los datos introducidos. Al clicar en el botón de sistema se pide una confirmación. Si confirmamos, la unidad ya no puede modificar ningún dato introducido.


Procedimiento Diario

Para establecer el procedimiento de trabajo diario necesitamos establecer 3 situaciones iniciales:

a) Separada: en este caso la correspondencia llega a la Unidad clasificada por grupos. En este caso la correspondencia se contabiliza de forma separada. La cumplimentación de los datos diarios se limita a la grabación para cada grupo de su formulario correspondiente. No debe utilizarse el formulario global de Unidad ni los porcentajes de reparto a grupos.

b) Global: En este caso la correspondencia llega toda junta a la Unidad y se separa por grupos en la clasificación general. En este caso, la correspondencia se contabiliza de forma global. Con este dato cumplimentamos el proceso de “Entrada” del formulario global de la Unidad (como veremos en otro artículo posterior). El sistema separa de forma automática los datos entre los distintos grupos, utilizando para ello los porcentajes que aparecen a la derecha de los mismos. En el caso de que haya correspondencia pendiente en clasificación general, esta correspondencia se cumplimentaría en el apartado que corresponde del formulario global de la Unidad. Así, el sistema la asigna automáticamente a los grupos de la misma forma que con la entrada.

Los subprocesos de Salida (Domicilio, Ruta Directa y A Oficina) y “Pendiente en Sección” correspondientes a cada grupo deben cumplimentarse en sus formularios respectivos. El sistema no te permite cumplimentar estos subprocesos en el formulario global de Unidad. Sin embargo, sí que puedes cubrir la Salida a Tránsito y a Malo, a nivel de la Unidad para que el sistema lo asigne a los grupos.

c) Mixta. En este caso, parte de la correspondencia que llega a la Unidad, lo hace ya clasificada por grupos y otra parte llega junta. A veces, puede resultar más cómodo cubrir parte de la estadística mediante el formulario global de Unidad y parte mediante los formularios específicos de grupos. Debemos destacar que si un mismo dato se completa en el formulario global y en el grupo, el SIE considerará como resultado la suma de ambos. Es por esto que es crucial que no dupliquemos la información que introduzcamos en el sistema.

d) Modificar los Porcentajes: los porcentajes de asignación de volúmenes globales a grupos pueden ser cambiados utilizando el botón de “Modificar %”. Así accedemos a una pantalla con un listado de los grupos susceptibles de ser tratados mediante porcentajes.

En la columna de “% Calculado” vemos los porcentajes que el sistema calcula para los grupos según los muestreos periódicos.

La columna de “% Manual” puede configurarse por el usuario. El único límite es que, lógicamente, la suma de porcentajes no puede ser superior a 100.

En la situación B-GLOBAL los porcentajes deben sumar 100, en C-MIXTA pueden sumar 100 o menos. En la situación A-SEPARADA los porcentajes son irrelevantes porque el formulario global de Unidad nunca se rellenará.

Por último, el usuario tiene que seleccionar si desea utilizar los porcentajes manuales o automáticos. Hay que tener en cuenta que la opción que selecciones se va a mantener hasta que la cambies de nuevo o hasta que se proceda al siguiente muestreo periódico.

Por regla general, no deberíamos modificar el porcentaje de forma manual, con la excepción de días de trabajo donde las Entradas son heterogéneas. Esto puede suceder, por ejemplo, en caso de entrada de correspondencia masiva.

3 comentarios:

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