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miércoles, 14 de marzo de 2012

Productos Postales Con Importe A Cobrar: Su Tratamiento En Las Unidades De Reparto

Continuamos con lo visto ayer, los productos postales con importe a cobrar. Ahora veremos el tratamiento de estos productos en las unidades de reparto. Recordad también que estos días estamos hablando sobre cómo ganar un dinero extra cubriendo encuestas de consumo del Corte Inglés, IKEA, Unicef. Espero que os sirva de ayuda para cubrir unos huecos.

Tratamiento En Las Unidades De Reparto

Tratamiento Antes Del Reparto:

La Recepción: la Unidad de Reparto recibe los envíos con importes a cobrar, diferenciados, desde su Centro de Tratamiento correspondiente. Hay que comprobar entonces que figuren todos los envíos que vienen anotados en la documentación del despacho. Si existe discrepancia, hay que abrir un acta con esta incidencia.

Si se trata de envíos con origen internacional, no es necesario que intervenga la Oficina. Este tipo de envíos con origen internacional deben tener sus importes registrados en SGIE, así como el cálculo de los derechos de giro.

Luego se procede al alta en la unidad y la verificación del importe: en algunos casos excepcionales surgen incidencias en el tratamiento de los importes a cobrar. Estas incidencias surgen debido a la ausencia de los importes en SGIE o porque hay una diferencia entre los datos que figuran en la cubierta del envío o documentación y los que hay en el sistema.

Procedimiento para detectar y evitar estos errores:

1) Alta en la Unidad. Todo envío que lleva un importe a cobrar que llega a la Unidad es grabado en SGIE como “Alta en Unidad” o como Envío con importe en SGIE. No hace falta introducir ningún dato adicional. Esto se debe a que el sistema SGIE recupera automáticamente los datos del envío.

Cualquier dato del envío que se grabe manualmente no se tendrá en cuenta y será sustituido por el que conste previamente en el SGIE.

En el caso de envíos que pueden no tener importes en SGIE, como el M-11R sin validación mecánica y/o sello, que vimos en el artículo anterior, debe introducirse excepcionalmente en SGIE el tipo de producto y su importe en cualquier caso. Si además de esto, se hubiera etiquetado el envío en destino (por falta de código, en caso de etiquetas blancas con código que empieza con CD9), debe cumplimentarse también el número de origen y la Oficina de origen. En el caso de que el envío lleve código de barras no debe volverse a etiquetar.


Verificación de los Importes mediante SGIE: entramos en el Menú del programa y seguimos estos pasos:

·         Control de Envíos

·         Fecha de consulta

·         Tipo de importe: seleccionar el que corresponda

·         Situación: seleccionar “Alta en Unidad de Reparto”


De esta forma se verifica manualmente si el importe que aparece en SGIE corresponde con el del envío.

Asignación de Sección del Envío:

Después de clasificar los envíos a sección, son introducidos en SGIE mediante la lectura de su código de barras. Después de asignar los envíos, debe comprobarse que se recuperó correctamente la información asociada y que esta información coincide con los datos que constan en el envío.

Operaciones Durante el Reparto de estos Envíos:

Normalmente se realizan dos intentos de entrega según el tipo de producto. Dependiendo del resultado de la entrega se procede así:

·         Entregado al destinatario

·         Cobrar los importes correspondientes (aparecen en la Hoja de Reparto o taloncillo de SGIE)

·         Pedir al receptor que firme la entrega del envío:

o   En el asiento correspondiente de la Hoja de entrega, taloncillo de SGIE o PDA

o   Que firme también, si lo hay, el Aviso de Recibo.

o   Asimismo la documentación aduanera si la hay

o   En caso de reembolso internacional hay que recabar el Documento Oficial de Identidad del Destinatario

·         Ahora se procede a gestionar la documentación del envío para ser entregado en Oficina:

o   En el caso del impreso M-11R, se quita el original de este impreso multihoja.

o   En su caso, copia de la documentación aduanera

·         Ahora se entrega el envío a su Destinatario o Receptor (y la documentación aduanera si la hay).

·         Avisado: en este caso se sigue el procedimiento habitual dejando un Aviso de Llegada al Destinatario del envío.



Operaciones al Regreso del Reparto:

Como es habitual, se procede, a la vuelta del reparto, a liquidar el envío en SGIE, así como su importe. Como antes, las operaciones a la vuelta del reparto dependerán del resultado del intento de entrega del envío:

·         Entregado y cobrado al Receptor: se liquida el envío de forma normal. Se procede a liquidar los importes cobrados, así como la documentación correspondiente al envío. Se realiza el Cuadre en la Unidad y se adjunta el listado SGIE de envío reembolso cobrados (Menú – Control de Reembolsos)

·         Avisados: se entregan o cursan los envíos a la Oficina de Lista (donde irá el destinatario a recoger el envío), junto al despacho SGIE donde vienen relacionados los envíos.

·         Devueltos y Reexpedidos: se sigue el procedimiento habitual en estos casos.


Admisión de Envíos En los Servicios Rurales:

Los servicios rurales deben remitir la primera copia del impreso M11-R de los envíos reembolso que admitan a la Oficina Postal de la que dependan. Así, se procede en la Oficina a la grabación en IRIS y se incorpora la información asociada en los sistemas informáticos corporativos.


INCIDENCIAS CON ESTOS ENVÍOS

En el caso de Origen Nacional (sin contar Canarias, envíos con origen en Península o Baleares):

a) Si no constan los importes en SGIE de envíos con M-11R admitidos en la Red de Oficinas o de envíos de grandes Clientes sin documentación específica, debe abrirse una incidencia en el CAU. Pasados 5 días hábiles sin que aparezcan los importes en SGIE, el envío pasa a ser devuelto liquidándolo en el SGIE: “Devuelto al Cliente. Sin Información”.

b) Si en el momento de la verificación de los importes se comprueba que no coinciden los que pone SGIE y el que pone el envío debe procederse así:

·         Identificación de la Unidad de Admisión (ya sea Oficina o UAM) utilizando para ello la intranet de Correos.

·         Comunicación mediante email con esta Unidad de Admisión, indicándole que existe una incongruencia entre los importes del reembolso.

·         La Unidad de Admisión entonces procede a modificar el importe el envío (verificando previamente la información) manteniendo el mismo código que tenía.

·         Entonces, la Unidad de Admisión debe comunicar sobre esta modificación, mediante el email y en un plazo máximo de 24 horas. Las respuestas pueden ser:

o   Importe corregido en IRIS/SGIE siendo el correcto ___ euros.

o   El Importe Correcto es el que figura en el sistema, siendo de ___ euros.

o   La admisión del envío no se realizó en esta oficina o el número es incorrecto y no le corresponde su resolución.

El día después, tras recibir la comunicación desde la Unidad de Admisión, la Unidad de Reparto debe consultar el envío en SGIE para verificar si se ha corregido la incidencia y, si procede, se iniciará su tratamiento como si se tratase de un envío nuevo, para realizar así los intentos de entrega a domicilio que correspondan.

En el caso de que no haya respuesta de la Unidad de Admisión en el plazo de cinco días, debe realizarse una segunda solicitud de resolución de esta “Incidencia de importe de Reembolso, segunda petición”, adjuntando una copia para la Jefatura de Red de Oficina o al Jefe de Red Logística, según el caso que corresponda.

Si pasan diez días sin respuesta desde la primera comunicación de la incidencia, debe devolverse el envío al remitente indicando en la cubierta del mismo la causa de devolución: “Incidencia de Importe de Reembolso”. Entonces se liquida en SGIE como “Devuelto a Cliente. Sin información”.

Si no es posible identificar a la Unidad de Admisión del envío o comunicarse con la misma, debe procederse también a la devolución del envío al Remitente lo antes posible y liquidándolo en SGIE con “Devuelto a Cliente. Sin Información”.

En el caso de envíos con reembolso, que no se encuentren mediante SGIE, si no coinciden el importe que hay en el documento M11-R y el que sale en la cubierta del envío, debe considerarse correcto este último importe.

Si falta el documento M11-R, cuando proceda llevarlo, hay que coger del envío todos los datos necesarios para crear este documento y enviarlo a la Oficina de la que se depende junto con el importe del reembolso.

No puede modificarse tampoco el importe de la cubierta del envío, aunque no coincida con el que confirma la Unidad de Origen del mismo. En estos casos, hay que enseñar al Receptor del envío que el importe correcto es el del sistema informático y que aparece en la Hoja de Reparto.

Todas estas incidencias con importes de reembolsos deben archivarse como parte de la documentación de SGIE.

Caso De Canarias Con Origen Peninsular o Baleares:

Se trata de envíos VEGA, exclusivos para el ámbito territorial de Canarias. Estas incidencias se tratan de forma especial desarrollándose en la Circular 2-2008.


Caso de Envíos de Origen Internacional:

Si al verificar todos los importes se comprueba que no existen todos los importes o que no hay coincidencia entre el importe de SGIE y el de la cubierta o documentación del envío, con la excepción de que la diferencia se deba a los derechos de giro, debe procederse de esta forma:

·         Envíos gravados por la Aduana: debe abrirse una incidencia en el CAU. Si después de 5 días hábiles no aparecen los importes en el sistema SGIE, debe devolverse el envío previa liquidación del mismo como “Devuelto a Cliente. Sin Información”.

·         Resto de Envíos: hay que comunicar esta incidencia en el correo electrónico de barajas.internacional@correos.es utilizando este formulario:

o   ASUNTO: “Incidencia de Importe de Reembolso”

o   TEXTO: “Informe sobre incidencia en importe de reembolso”

o   Datos del Envío:

§  País de Origen

§  Número de Origen

§  Importe en Cubierta

§  Importe en SGIE

En cualquier caso, cuando pase un plazo de 5 días sin respuesta desde la primera comunicación de la incidencia se devolverá el envío. Se indicará como causa de devolución en la cubierta del envío: “Incidencia de Importes”, tras liquidarlo en SGIE como “Devuelto a Cliente. Sin Información”.

No debe entregarse ningún envío cuya cantidad cobrada no corresponda con la que se indica en el sistema SGIE, en su Hoja de Reparto o taloncillo.

3 comentarios:

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