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jueves, 12 de enero de 2012

Apertura De La Correspondencia 2

Continuamos con el Temario Correos y la Apertura de la Correspondencia, en el proceso de distribución, tema 10. Aunque sólo queden estos dos temas, son unas 100 páginas que quedan por escribir. Luego completaremos el temario con otros pequeños temas. ¡Un saludo de la Guía De Formación Online!

B) Correspondencia Certificada

La correspondencia de tipo certificado puede aparecer al descubierto o dentro de despachos. En el caso de venir al descubierto, llega anotada mediante hojas de aviso. Los despachos van en contenedores donde se incluyen los envíos junto al mapón SGIE, donde se anotan de forma individual o global.

Para abrir los despachos, se procede del siguiente modo:

1) Comprobamos que el contenedor y las etiquetas y precintos (o sea, los elementos de cierre) no están deteriorados. Si no están en buenas condiciones hay que levantar un acta con esta incidencia.

2) Abrimos los despachos y los vaciamos en la mesa de apertura. Hay que tener cuidado de que no se estropeen los objetos y de que no se deshagan los atados.

3) Hay que conservar todos los elementos de cierre. Esto sirve como previsión por si se observa cualquier irregularidad. En este caso, habría que indicar el estado en que llegan estos elementos en el acta.

4) Debemos asegurarnos de que en el interior de los contenedores no quede nada

5) Los contenedores, una vez vacíos, deben agruparse según su modelo y tamaño.

6) Debemos coger la hoja del SGIE. Esta hoja debe ir siempre con los envíos, ya sea en los atados o entre los envíos.

7) Se procede a separar los envíos que circulan detallados de aquellos otros que van sin detallar. Ambos deben venir en paquetes convenientemente separados y atados.

8) Comprobamos que los objetos registrados en la hoja del SGIE son los mismos que hay en el despacho. Para ello, se procede a puntear los objetos anotados individualmente. Los objetos que vienen sin detallar se cuentan.

9) Separamos los envíos según el formato y la modalidad de cada uno.

10) En el caso de cualquier tipo de irregularidades en el momento de la apertura de la correspondencia, los responsables de abrirla deben realizar un acta mediante el SGIE, donde se refleje la incidencia acaecida.

C) Correspondencia Asegurada

Este tipo de correspondencia llega a la unidad junto al resto de los envíos registrados. Estos envíos siempre llegan detallados de forma individual. Para abrir la correspondencia asegurada se procede prácticamente igual que en el caso de la correspondencia certificada.

Pero, a causa de la mayor garantía que ofrece este envío, debemos actuar con mucha más cautela, extremando el cuidado a la hora de puntear el Mapón, al comprobar el estado del envío y sus precintos de seguridad.


Clasificación Por Secciones Y Alta De Los Envíos Mediante El SGIE

En las unidades que tienen varios códigos postales y muchas secciones, debe realizarse una clasificación previa por Códigos Postales, anterior a su distribución en secciones. En los demás tipos de unidades la correspondencia se clasifica por secciones, luego se verifica por el repartidor, se procede a su embarriado y se registra mediante el SGIE. Este es un trabajo colectivo en el que participa el personal que trabaja en la Unidad de Distribución Ordinaria.

En cada Unidad De Distribución Ordinaria debe haber una relación con las secciones y las calles que corresponden a cada una. De esta forma, el personal “novato” puede aprender rápidamente la manera de clasificar en este tipo de unidad.

En el caso de oficinas que tienen muy pocas secciones y reciben pocos envíos, podemos proceder directamente a la separación en secciones y embarriado de los envíos.


Correspondencia Ordinaria: después de comprobar el contenido, cuando se llenan los contenedores con la correspondencia ordinaria, procedemos a poner la correspondencia normalizada (debidamente contenerizada) en la mesa de clasificación general. En el caso de la correspondencia no normalizada, para su clasificación se utilizarán casilleros CNN-50.

En la clasificación de esta correspondencia ordinaria se deben establecer el número de cajas correspondiente al número de secciones de la unidad. También se abren otras cajas para el caso de apartados, lista, tránsito o “mal encaminado” (siempre es necesaria esta última caja, utilizada para los envíos que no corresponden a nuestra unidad). En una Caja de Incidencias, se pondrán los envíos que no pueden repartirse con venir con señas insuficientes.


Hay que separar también los envíos de la línea económica que pesen más de 500 gr. ¿Por qué se separan estos envíos del resto? Porque, como vimos anteriormente, este tipo de envíos no se entregan a domicilio.

Para los grandes clientes que reciben gran cantidad de envíos se utilizan cajas diferenciadas. Esto depende del responsable de la unidad correspondiente.

Cuando se termina de clasificar por secciones se procede al levantamiento de la mesa. Esto significa que se recogen las cajas o monteras para ser trasladadas a las secciones correspondientes. En el caso de cajas o monteras donde va la correspondencia de tipo “Incidencias” o “Mal Encaminado”, éstas van a la mesa de devoluciones, donde se procede del siguiente modo:

1) La correspondencia que va mal encaminada debe cursarse a su destino correcto utilizando el primer enlace disponible.

2) Si la correspondencia va mal encaminada debido a que se puso mal el código postal (o no se puso), se le pone una etiqueta donde se indica este problema.

3) En el caso de correspondencia con señas incorrectas o insuficientes, debe procederse a la devolución al remitente de la misma. En este caso debe indicarse la causa de devolución y los envíos se respaldan mediante el sello de fechas.


Correspondencia Certificada Y Asegurada: en este caso, la correspondencia se clasifica por secciones casi de la misma forma que en el caso de la correspondencia ordinaria, pero con el especial cuidado que dijimos anteriormente.

Una vez que se termina de clasificar cada Auxiliar de Clasificación y Reparto procede a revisar y embarriar cada envío. Los envíos que no lleven el código de barras deben ser etiquetados. Luego los envíos son registrados mediante el SGIE, incluyendo los giros y los reembolsos que llegan a cada sección.

Todo envío que va a Lista o Apartados debe ser reencaminado a la unidad que le corresponda. En el caso de que estos envíos estén en un edificio diferente del de la unidad de distribución ordinaria, se remiten en despachos.

8 comentarios:

  1. Porqué no puedo abrir esta página?

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  2. GHE DEJADO UNAS PREGUNTAS EN EL SIGUIENTE LINK, A VER SI ALGUIEN ME PUEDE AYUDAR:
    http://cursos-fp-universidad-oposiciones.blogspot.com/2011/12/el-plan-de-automatizacion-de-correos.html#axzz1gOvrftV3

    ResponderEliminar
  3. buenas, me he inscrito muchisimas veces al blog, y no me dais respuesta alguna. Por favor, alguien me da alguna solución o me puede reenviar enlaces de tests, temario, etc..?? gracias

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