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jueves, 1 de septiembre de 2011

Derechos de los Ciudadanos ante la Administración Pública: Copias Selladas, Cotejo, Copias Autenticas


En el artículo anterior sobre los derechos de los ciudadanos ante la administración pública, recogidos básicamente en el artículo 35 ley 30 92, hemos resumido estos derechos, adaptándolos para que los entiendan aquellos que nunca estudiaron leyes. Luego vimos el derecho a usar nuestra lengua oficial.

Veamos ahora en detalle alguno de estos derechos según vienen en los artículos siguientes de esta ley 30/1992 de 26 de noviembre. Recordad que se trata de una ley clave para presentarse a cualquier oposición de auxiliar administrativo.

Derecho a la Obtención de Copias Selladas y Devolución de Originales:

La aportación de documentos originales al procedimiento administrativo.

1)      COPIA SELLADA: tenemos derecho a recibir una copia sellada de los documentos originales que tengamos que presentar ante la administración según las normas que regulan el procedimiento correspondiente. La oficina de registro es la encargada de facilitarnos esa copia sellada del original. En cambio, la oficina de registro no está obligada a ofrecernos esta copa sellada cuando no acompañemos nuestra solicitud junto al documento original. Para ejercer este derecho debes presentar el original junto a una copia del mismo (para que te la sellen).

2)      COTEJO: el cotejo es cuando en el registro comprueban el original y la copia que presentas. Una vez comprobadas, lo sellan y te entregan la copia con el sello donde consta:

a.       La fecha de entrega del documento original y el lugar de presentación

b.      El órgano destinatario del documento original así como un extracto del objeto del procedimiento para el que se entrega el original.

3)      EFECTOS DE LA COPIA SELLADA: esta copia vale para acreditar que tu documento original está en poder de la Administración. Esta copia te habilita para ejercer el derecho que vimos en la letra F) del artículo 35 (no te pueden pedir otra vez un original que esté en la administración). También te da derecho a pedir que te devuelvan el documento original cuando termine el procedimiento de que se trate.

Para recuperar el documento original debes entregar la copia o una declaración jurada en la que indiques por qué, por ejemplo, perdiste esa copia.


APORTACIÓN DE COPIAS COMPULSADAS EN EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO:

La copia compulsada: Tienes derecho a que te devuelvan en el registro el documento original una vez que presentes una copia compulsada o cotejada. Estas oficinas de registro no tienen la obligación de darte una copia compulsada si no es para acompañar a la solicitud, comunicación o escrito que presentes ante la administración.

Para ejercer este derecho tienes que presentar una copia junto al documento original.

El Cotejo del Original y la Copia: en la oficina de registro de la administración correspondiente se lleva a cabo el cotejo de los documentos originales y las copias. Una vez cotejados se devuelve el original al ciudadano y el registro se queda con la copia que acompaña a la solicitud.

En el sello o acreditación debe constar la fecha en que se llevo a cabo, la identificación del órgano correspondiente y la persona que expidió la copia compulsada.

Esta copia compulsada tendrá la misma validez que el documento original en el procedimiento en que se utilizó. Esta copia no acredita la autenticidad del documento original.

LAS COPIAS AUTÉNTICAS DE LOS DOCUMENTOS ADMINSITRATIVOS

Tenemos derecho a pedir que no den copias auténticas de los documentos públicos administrativos que se hayan emitido válidamente por parte de los órganos de la administración general del estado así como sus órganos dependientes o vinculados a ella.

Estas copias auténticas tienen la misma validez y eficacia que los documentos originales, por lo que pueden producir efectos ante la Administración y los Interesados.

Para pedir estas copias auténticas de los documentos debemos acudir al Organismo Público que emitió el documento original.

Quizás, el original del que queremos una copia auténtica ya no esté en el Organismo Público de lo emitió. Quizás esté en un archivo general, histórico o similar. En este caso debemos solicitar la copia auténtica en estos archivos.

La copia auténtica puede consistir en la transcripción íntegra del contenido o en una copia. En cualquier caso, debe identificarse el órgano, archivo y organismo que hizo la copia.

Si la copia auténtica contiene datos privados referentes a la intimidad de las personas, sólo pueden ser solicitadas por éstas.

¿Por qué pueden denegarnos la emisión de una copia auténtica? Acabamos de ver el primer caso. Normalmente esta denegación se debe a razones de interés público o protección de los intereses de terceros. También se deniega cuando hay una norma legal o reglamentaria que lo establece así.

Las causas enumeradas en la normativa son:

1)      Que no exista o que se perdiera el documento original
2)      Documentos emitidos en el curso de una investigación de delitos, cuando ponga en peligro la protección de los derechos y libertades de terceros, así como las necesidades de la investigación para esclarecer el delito.
3)      Documentos relativos a la Defensa Nacional o Seguridad del Estado
4)      Copias de Documentos que contengan información sobre la actuación del Gobierno en el ejercicio de sus competencias constitucionales no sujetas al derecho administrativo
5)      Información sobre materias protegidas por el secreto comercial o industrial.
6)      Información relativa a las actuaciones administrativas en materia de política monetaria.
7)      Copias de documentos con datos sanitarios personales, cuando se impida ejercer este derecho por normas específicas

 
 



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