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domingo, 26 de junio de 2011

Tema 20 Funcionarios Ayuntamiento Madrid - Principales Criterios De Ordenacion Del Archivo


Seguimos con el curso online gratis de oposiciones de auxiliar administrativo del ayuntamiento de madrid 2011. Recordad que preparar cualquier oposición de auxiliar sirve para presentarte a muchas otras. Como comprobaréis, el temario suele ser  común en torno a un 80-90 por ciento. Este capítulo en concreto sirve para todas las oposiciones de auxiliar administrativo (del Estado, de las Comunidades Autónomas o Locales).

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Operaciones Básicas De La Organización:

-CLASIFICACIÓN: La finalidad de la clasificación es SEPARAR o DIVIDIR DOCUMENTOS. Para ello se establecen clases o grupos que queden integrados dentro de un sistema orgánico y jerarquizado.

-ORDENACIÓN: La finalidad de la ordenación es UNIR DOCUMENTOS dentro de un grupo que ya está definido. Estos documentos ya vienen con un orden establecido previamente. Nos referimos al Principio de Procedencia, o sea, respetar la organización original para conservar los documentos.

¿En qué se diferencian la Ordenación y la Clasificación?

La ORDENACIÓN se lleva a cabo sobre documentos concretos y supone una operación más mecánica y sencilla. La CLASIFICACIÓN se lleva a cabo sobre la totalidad de un fondo. Para hacer esto se requieren profundos conocimientos de archivística. La clasificación ya viene impuesta por la propia documentación y el archivista debe respetarla.

CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN

1) Clasificación Orgánica: Su empleo es recomendable para aquellos archivos administrativos de instituciones en plena vigencia.

2) Clasificación Funcional: este tipo de clasificación se usa antes que la clasificación orgánica en aquellos fondos documentales que cuentan con una gran amplitud cronológica.

3) Clasificación Mixta: Se trata de una mezcla de la clasificación orgánica y la clasificación funcional.

4) Clasificación Sistémica (o por Materias): Se emplea sobre todo para colecciones. No se aconseja utilizar este tipo de clasificación para clasificar archivos, sino en lugares como bibliotecas.

CRITERIOS DE ORDENACIÓN

Se trata de la segunda operación sobre el archivo y se realiza tras llevarse a cabo la Clasificación. En esta fase se unen documentos concretos previamente clasificados según uno de los tipos anteriores. Veamos los criterios de ordenación más relevantes:

1) Criterio de Ordenación según Origen o la Procedencia de los Documentos: los documentos que se producen en el trabajo diario de una unidad administrativa no deben mezclarse con los documentos de otra unidad.

2) Criterio de Ordenación Cronológico: la ordenación se establece primero según el año, luego el mes y por último el día de producción del documento.

3) Criterio de Ordenación Numérico: Se trata de asignar un número correlativo a cada unidad documental.

4) Criterio de Ordenación Alfabético: Se basa en el alfabeto y puede utilizarse para clasificar documentos según el nombre de las personas, lugares o materias. Por ejemplo, en los expedientes personales, se realizará una ordenación alfabética por apellidos y nombres (criterio ONOMÁSTICO).

5) Criterio de Ordenación Decimal Universal: Es el más utilizado en la bibliotecas. Se llama decimal porque divide en 10 todas las disciplinas del conocimiento humano y a partir de ahí se crean más subdivisiones.

Sin importar el criterio de Ordenación empleado, deben seguirse estas normas básicas:

-SENCILLEZ: de modo que los documentos sean fáciles de localizar.

-RAPIDEZ: se trata de facilitar una rápida localización del documento.

-ECONOMÍA: se trata de deshechar material inútil o espacios vacíos.

RECUERDA LOS CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN:
CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN
CRITERIOS DE ORDENACIÓN
·         ORGÁNICA
·         FUNCIONAL
·         MIXTA
·         SISTEMÁTICA POR MATERIAS
·         SEGÚN SU PROCEDENCIA
·         CRONOLÓGICO
·         NUMÉRICO
·         ALFABÉTICO
·         DECIMAL UNIVERSAL



CONTINUARÁ CON: Archivos según la Ley 4/1993 de 21 de abril de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid

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http://cursos-fp-universidad-oposiciones.blogspot.com/2011/06/test-auxiliar-administrativo.html

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11 comentarios:

  1. No encuentro el enlace de Archivos según la Ley 4/1993 de 21 de abril de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid (Oposiciones de Auxiliar Administrativo de Madrid TEMA 20)
    ¿alguien me puede decir donde encontrarlo por favor? no se si falta por publicar o si no lo encuentro yo.

    ResponderEliminar
  2. Hola benja35 y gracias por participar en el blog! Siempre os decimos que no dudéis en dejar vuestras dudas o comentarios. Estamos subiendo esta parte del tema 20. Puedes empezar a verlo aquí: http://cursos-fp-universidad-oposiciones.blogspot.com/2011/07/ley-41993-de-21-de-abril-de-archivos-y.html

    Un saludo y suerte!

    ResponderEliminar
  3. Hola!! muchas gracias por vuestra ayuda!!!
    por favor alguien podría enviarme el tema 16, a esta dirección ana_fergar@hotmail.com no lo encuentro por ninguna parte y a estas alturas estoy muy nerviosa

    ResponderEliminar
  4. Hola, ando dando vueltas porque lo que necesito sólo son unas partes sobre el Registro General. Es para un examen del Ayto. de Gijón pero me imagino que me sirven otros Registros.
    Solo Necesito:
    Concepto de Registro General: presentacion de escritos y solicitudes en el Registro General. Computo de plazos y práctica de notificaciones. Desglose de documentos. Registros auxiliares. El acceso a los documentos y obtención de copias en la administración municipal.
    Mi correo es cuadonga@gmail.com No sé si podreis ayudarme, muchas gracias de antemano.

    ResponderEliminar
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