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jueves, 23 de junio de 2011

Tema 20 Auxiliares Ayuntamiento Madrid. Archivo: Sistema de Clasificación. Etapa Prearchivístiva y Archivístiva:


Etapa Prearchivística: Durante la etapa Prearchivística se desarrollarán las siguientes tareas: 

1) PARTICIPACIÓN en el procedimiento de generación de los documentos. Los documentos del archivo, como son reflejo del organismo que los produce, necesitan una observación atenta por parte del encargado del archivo para lograr una simplificación.

2) NOMALIZACIÓN de todos los tipos de documentos a efectos estadísticos, para su control y denominación.

3) LISTAS DE EXPURGOS: El expurgo puede entenderse como la SELECCIÓN o la ELIMINACIÓN de los documentos innecesarios. Esta tarea hace aconsejable la creación de una lista o inventario de los documentos expurgados.

4) PROGRAMACIÓN DE LAS REMESAS DE DOCUMENTOS procedentes centro productor hasta el archivo. Esta programación tiene por objetivo servir como primer inventario de la documentación y dejar constancia de los fondos que se van depositando en el archivo de que se trate.

Etapa Archivística: 

En la etapa archivística, para cumplir con la función del archivo (conservar y servir), se realiza un esfuerzo por proteger con responsabilidad los fondos documentales. Esta etapa archivística también engloba la función de clasificación y ordenación.

La clasificación y la ordenación del archivo son dos etapas que pertenecen a una misma fase de organización. Podemos definir esta organización como una operación cuyo objetivo es la agrupación de los documentos individuales en unidades inteligibles y éstas unidades entre sí, de modo que puedan relacionarse.

La clasificación de los archivos es una tarea difícil. Para llevarla a cabo se pueden seguir los siguientes criterios:

CRITERIO ORGÁNICO: La unidad administrativa produce una serie documental, que es la base de valoración y tratamiento de la documentación administrativa.

CRITERIO FUNCIONAL: La función administrativa que produce un tipo documental concreto (por ejemplo: un expediente de invalidez total). A la hora de realizarse la clasificación se prefiere este criterio, ya que es más estable. Esto se debe a que las funciones siempre permanecen, aunque los órganos puedan cambiar o desaparecer.

El archivo, en esta etapa archivística también debe realizar las siguientes funciones:

1) SISTEMATIZAR y CUMPLIR EL PLAN DE TRANSFERENCIAS: el archivo debe planificar el envío de documentos desde un tipo de archivos administrativos a los intermedios. Para realizar esta función existen una periodicidad y unos plazos determinados.

2) SELECCIONAR DOCUMENTOS: se escogen los documentos que serán conservados definitivamente, cuando dejen de tener validez administrativa. Esto dependerá de su valor histórico o legal. 

3) DESCRIBIR LOS DOCUMENTOS: se trata de identificar las características de los documentos y su ubicación física e intelectual de los mismos dentro del archivo.

Para poder FACILITAR LA BÚSQUEDA E IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS dentro del archivo, se utilizan los siguientes INSTRUMENTOS:

1) LAS GUÍAS: Las guías son CARTULINAS GRUESAS con una pestaña. Estas guías se utilizan para separar los diferentes grupos o subgrupos que se hayan realizado según el sistema de clasificación empleado.

2) LOS INVENTARIOS: Los inventarios son el instrumento más importante para identificar y encontrar documentos. Se trata de una lista con una descripción breve y concisa de las series documentales, sus fechas extremas y el lugar donde se ubican, es decir, la signatura.

3) LOS CATÁLOGOS: Se trata de un inventario de todos los documentos ordenados, para una fácil localización.

Continúa en: FUNCIONES DEL ARCHIVO.


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